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12. März 2024
Lesezeit: 3

Umstellung auf E-Rechnung: Pflichten und Chancen für Agenturen ab 2025

Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für alle Unternehmen verbindlich. Das mag auf den ersten Blick wie eine weitere bürokratische Herausforderung wirken, birgt jedoch tatsächlich großes Potenzial für Effizienzsteigerung und Kostensenkung in Eurer Agentur.

Inhaltsverzeichnis

E-Rechnung: Definition und Anforderungen

Eine E-Rechnung geht weit über ein simples PDF-Dokument hinaus. Während ein PDF lediglich eine digitale Kopie einer Papierrechnung darstellt und oft manuell bearbeitet werden muss, ermöglicht eine E-Rechnung den direkten Datenaustausch zwischen den Buchhaltungssystemen ohne manuelle Zwischenschritte. Dieser Prozess gewährleistet eine effiziente, schnelle und fehlerfreie Rechnungsverarbeitung.
Die steuerlichen Rahmenbedingungen
Das Finanzamt hat bestimmte Anforderungen definiert, um die Integrität von E-Rechnungen zu gewährleisten: Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnungen müssen sichergestellt sein. Dies mag zunächst komplex klingen, ist jedoch mit der richtigen Softwarelösung wie TEAMBOX leicht umsetzbar.
Archivierung im Fokus: So bewahren Sie E-Rechnungen richtig auf
Eine systematische Archivierung ist essentiell, um alle Rechnungen sicher zu speichern und bei Bedarf schnell auffinden zu können. Dies erleichtert nicht nur den internen Zugriff, sondern stellt auch bei Prüfungen durch das Finanzamt eine große Hilfe dar.

Was ändert sich mit der E-Rechnungspflicht?

Bis Ende 2025 könt Ihr weiterhin Papierrechnungen ausstellen oder E-Rechnungen senden, auch wenn diese nicht dem neuesten Standard entsprechen. Die Zustimmung des Empfängers ist in diesem Fall erforderlich.

Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2026, um ihnen mehr Zeit für die Anpassung zu geben.
Bis Ende 2027 ist die Ausstellung von elektronischen Rechnungen in anderen Formaten erlaubt, vorausgesetzt, diese werden elektronisch übermittelt und der Empfänger stimmt zu.
Ab 2028 müssen alle Unternehmen die neuen Vorgaben zur E-Rechnungsstellung einhalten. Zudem müssen alle Firmen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu speichern, unabhängig von der Zustimmung des Empfängers.

Die Rolle von TEAMBOX bei der Umstellung auf E-Rechnungen

E-Rechnung mit TEAMBOX

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TEAMBOX unterstützt Euch nahtlos bei der Integration von E-Rechnungen in Eure Prozesse. Durch die Digitalisierung eures Rechnungswesens mit TEAMBOX kannst Du nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch Eure internen Abläufe signifikant optimieren. Die Plattform bietet intelligente Lösungen für die automatisierte Erstellung, Sendung und Archivierung von E-Rechnungen, sodass sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist weit mehr als eine bürokratische Hürde; sie ist eine Gelegenheit, ihre Agentur effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen. Mit TEAMBOX als kompetenten Partner könnt Ihr diese Herausforderung mühelos meistern und Eure Agentur optimal auf die Zukunft vorbereiten.